Dokumenty wymagające poświadczenia notarialnego często wiążą się z poważnymi kwestiami prawnymi i wysokim poziomem zaufania między uczestnikami. Do obowiązków notariusza należy sprawdzenie osób podpisujących dokumenty pod kątem ich prawdziwej tożsamości, gotowości do złożenia podpisu bez przymusu oraz zrozumienia treści dokumentu lub transakcji. Niektóre stany wymagają również, aby notariusze składali podpisy pod przysięgą i potwierdzali, że oświadczenia zawarte w dokumencie są prawdziwe, w przeciwnym razie grozi im kara krzywoprzysięstwa.

Zasadniczo notariusze weryfikują tożsamość osób podpisujących poprzez osobistą wiedzę lub wiarygodnego świadka, który może zweryfikować ich tożsamość pod przysięgą lub oświadczeniem. Można to zrobić za pomocą dowodu tożsamości ze zdjęciem lub innych dokumentów, ale najbezpieczniejszą i najbardziej niezawodną metodą jest użycie własnej identyfikacji danej osoby. Notariusze muszą zawsze upewnić się, że nie są świadkami dokumentu lub nie działają w imieniu kogoś, w kim mają interes finansowy; nazywa się to bezstronnością.

Ostatnim krokiem w procesie notarialnym jest nałożenie pieczęci notariusza, podpisu i danych prowizyjnych na dokument notarialny. Będzie to służyć jako przyszły dowód, że podpisy w dokumencie zostały zweryfikowane, a same dokumenty są autentyczne.

Istnieje wiele rodzajów dokumentów, które muszą zostać poświadczone notarialnie, ale niektóre z najczęstszych to akty własności nieruchomości, testamenty i pełnomocnictwa. Banki, kancelarie prawne i sklepy z artykułami biurowymi często zatrudniają notariuszy, którzy mogą poświadczać dokumenty za opłatą. Innych usługodawców oferujących usługi notarialne można znaleźć w Internecie lub na listach firm w lokalnej książce telefonicznej.